Dicas para apresentações em PowerPoint

Autor: 
Dave Roos
Apresentação em PowerPoint

Todos nós já passamos por isso: uma reunião sem fim. Algo que começou como uma apresentação interessante sobre uma nova empresa se transforma em algo chato. Quando o palestrante enfim conclui o que tinha a dizer e pede que as luzes voltem a ser ligadas, a única coisa de que você lembra é que quase caiu dormindo.

Powerpoint
Imagem de tela de produto Microsoft reproduzida com autorização da Microsoft Corporation
As apresentações em PowerPoint não
devem conter mais de 10 slides

A seguir, você verá algumas dicas úteis para aproveitar ao máximo uma apresentação em PowerPoint.

1. Apresentação primeiro, PowerPoint segundo

O maior erro que as pessoas cometem ao criar uma apresentação em PowerPoint é que fazem dela o foco da apresentação. O foco deveria ser a pessoa que está fazendo a apresentação e os argumentos que ela tem a expor. O PowerPoint deve oferecer informações adicionais, por exemplo gráficos simples e coloridos, mas jamais deve ser a principal fonte de informação. A pior coisa que alguém pode fazer é uma apresentação na qual lê o que o slide do PowerPoint contém. Se toda a informação é o que está na tela, não é preciso que alguém faça a apresentação [fonte: Business Training Direct (em inglês)].

2. Conte uma história

O objetivo de qualquer apresentação é convencer uma audiência de uma idéia. Pode ser uma proposta de investimento em uma nova empresa, um plano para reorganizar um negócio ou uma proposta para um projeto de pesquisa científica. Para que a audiência compreenda a apresentação em nível intelectual e emocional, é preciso lhe contar uma narrativa coesa - uma história. A audiência precisa saber de três coisas:

  • onde estamos agora

  • onde desejamos chegar

  • como avançaremos até lá

Os slides de PowerPoint deveriam ser usados para comunicar essas três simples idéias. Isso funciona melhor por meio de declarações simples em texto, imagens e gráficos.

3. Não escreva, mostre

O processo de aprendizado do ser humano é altamente visual. É muito mais fácil para o cérebro lembrar de uma imagem forte e única do que de uma série de fatos e números. O PowerPoint é um programa ótimo para criar dezenas de tipos diferentes de tabelas e gráficos. Lembre-se de que quanto mais simples e maior o gráfico, melhor. Por exemplo, se você deseja reforçar a idéia de que computadores como o Windows dominam o mercado de computadores domésticos, mostre um gráfico de pizza com uma grande porção colorida em vermelho e o termo "PC". Não importa quantas estatísticas sua mensagem contenha, essa imagem levará a mensagem ao usuário mais rápido e persistirá mais na memória da audiência.

4. A regra dos 10

Guy Kawasaki - antigo "divulgador chefe" da Apple, especialista em capital para empreendimentos e palestrante profissional - criou a famosa "Regra dos 10 de Kawasaki", em que ele emprega apenas 10 slides durante uma apresentação de PowerPoint e, freqüentemente, em forma de uma lista de "10 mais". Esses 10 slides geralmente consistem em uma simples sentença ou frase e em uma imagem de apoio. Os 10 slides oferecem fortes indicações visuais à platéia e reforçam a mensagem que Kawasaki está comunicando. E como a audiência sabe que só haverá 10 slides (e 10 pontos essenciais durante a apresentação), também sabe quando a palestra está chegando ao fim. O que nos conduz à dica final.

5. Apresentação curta

Ninguém jamais se queixou por ter assistido a uma apresentação de PowerPoint curta demais. Assim que o público se entedia e deixa de prestar atenção, a palestra perdeu sua eficácia. O público não só deixa de processar informações novas como começa a se sentir incomodado por estar perdendo tempo com a palestra. Kawasaki, por exemplo, acredita que a apresentação de PowerPoint ideal não deve durar mais de 20 minutos.

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